Ayuda de Tech Ops

Básico#

Primeros pasos#

Una sola app para todo el trabajo: el ticket, el viaje, el trabajo, las fotos y el papeleo. Aquí va el recorrido corto.

Cómo se usa

Inicia sesión con el correo y la contraseña que te dio tu empresa. ¿Eres nuevo? Mira Unirse a una empresa.
Las pestañas están abajo en el teléfono, y a la izquierda en una tableta o computadora. Las que no caben están en Más.
Mi día es tu inicio: lo de hoy, lo atrasado y lo que te necesita. Trabajo tiene tus tickets.
Perfil tiene tus ajustes: notificaciones, apariencia, idioma, inicio de sesión y ayuda.
Toca el botón de ayuda en una pantalla (F1 en la computadora) y la ayuda se abre en la página que estás viendo.

En la app: Ayuda › Primeros pasos

Iniciar sesión#

Cómo entrar, quedarte dentro y volver a entrar cuando se acaba la sesión.

Cómo se usa

Escribe tu correo (o ID de acceso) y tu contraseña, y toca INICIAR SESIÓN. En tu propio teléfono, marca Mantener sesión iniciada.
¿La olvidaste? Toca ¿Olvidaste tu contraseña?, toma el código de tu correo y pon una contraseña nueva. La app la escribe por ti en el inicio de sesión.
En el teléfono, activa la huella o la cara, o un PIN rápido, en Perfil › Formas de iniciar sesión, y la próxima vez no escribes nada.
Si se acaba tu sesión mientras trabajas, se abre Vuelve a iniciar sesión sobre la página. Escribe tu contraseña y sigue. No se pierde nada de la pantalla.
¿Hay una cuenta de otra persona abierta en este equipo? Toca ¿No eres tú? Cerrar sesión.

En la app: Ayuda › Iniciar sesión

Unirse a una empresa#

Tu empresa te da un código. Con un código de invitación entras directo. Un código de empresa envía una solicitud que alguien de allí aprueba.

Cómo se usa

En la pantalla de inicio, toca Crear cuenta y luego CANJEAR UN CÓDIGO.
Escribe el código o toca Escanear código QR de invitación. Los códigos de invitación son como INV-XF5W9P.
Pon tu nombre, tu correo y una contraseña, y escribe el código que te enviamos por correo.
Con un código de invitación ya estás dentro. Con un código de empresa ves Solicitud enviada, y te escribimos cuando alguien la aprueba.

En la app: Ayuda › Unirse a una empresa

Mi día#

Tu inicio: lo de hoy, lo atrasado y lo que te necesita, armado para tu rol.

Cómo se usa

Los números de arriba son lo de hoy (para un técnico: Próxima visita, Vence hoy, Vencidos). Toca uno para abrir esa lista.
Debajo, cada sección se abre al tocarla: Recordatorios, Vencidos, Mi camioneta, Agenda de hoy y más. Una vacía dice Nada por ahora.
Toca una fila para abrir ese ticket, viaje o mensaje. Ver todo abre la lista completa, ya filtrada.
Ordenar secciones, abajo, las pone en tu orden o esconde las que no usas.
Desliza hacia abajo para actualizar.

En la app: Ayuda › Mi día

Notificaciones#

La campana junta lo que te necesita: trabajo nuevo, mensajes, firmas, alertas de SLA. Tú decides qué tan fuerte suena cada tipo.

Cómo se usa

Toca la campana para abrir la lista. El número es cuántas no has leído. Toca una para ir a ella.
La doble palomita de arriba marca todo como leído. Borrar leídas, en el menú de tres puntos, quita las que ya leíste.
Perfil › Ajustes de notificaciones: pon cada grupo en Activo (lista y aviso en el teléfono), Silencio (solo lista) o Apagado.
Para callar un ticket, usa su menú de tres puntos › Notificaciones de este ticket (igual en un proyecto). Para callar un sitio, cliente o persona, toca la campana en su página.

En la app: Ayuda › Notificaciones

Trabajar sin señal#

¿Sin señal? Sigue trabajando. Los pasos del viaje, notas, fotos, recibos, piezas, formularios y firmas se guardan en el teléfono y se envían cuando vuelve la conexión.

Cómo se usa

Aparece un aviso cuando no hay conexión o No se puede conectar con el servidor, con cuántos cambios esperan.
Lo que queda en el teléfono lo dice, por ejemplo Guardado sin conexión — se sincronizará al conectar.
Perfil › Bandeja de sincronización muestra lo que espera, lo que pasó y lo que no se pudo guardar. Desde ahí, Sincronizar ahora o Reintentar todo, o descarta uno.
Si cierras sesión con cambios pendientes, primero pregunta: Sincronizar ahora, Guardarlos y cerrar sesión, o Descartar y cerrar sesión.

En la app: Ayuda › Trabajar sin señal

Tus tickets#

Tus trabajos en una lista. Haz uno, ábrelo, y a trabajar.

Cómo se usa

La app abre en Tickets. Toca un ticket para abrirlo.
Para hacer uno, toca Nuevo ticket abajo.
Dónde: toca Lugar y elígelo.
Qué y quién: el Vehículo y la Persona.
Qué pasa: toca Hablar y dilo, o escríbelo. Luego toca Crear ticket.
Camiones y personas, junto a Nuevo ticket, tiene tus camiones y la gente para la que trabajas.

En la app: Ayuda › Tus tickets

Hacer el trabajo#

Una sola pantalla para todo el trabajo. Los botones grandes de abajo son el siguiente paso.

Cómo se usa

¿Vas saliendo? Toca SALIR. Al llegar, toca LLEGUÉ. ¿Ya estás ahí? Toca EMPEZAR.
Mientras trabajas, dice Trabajando desde y la hora. PAUSA detiene tu tiempo; SEGUIR lo vuelve a correr.
¿Terminaste? Toca LISTO.
Di lo que hiciste: toca Hablar o escríbelo. Luego Tomar una foto, Foto de un recibo y Añadir una pieza si usaste una.
Toca CERRAR. Si el trabajo necesita firma, firma el conductor, o toca Usar mi firma.

En la app: Ayuda › Hacer el trabajo

Trabajo terminado y la factura#

Cuando el trabajo termina, el informe con tus fotos es la factura. Envíala desde la misma pantalla.

Cómo se usa

Después de CERRAR, el ticket dice Trabajo terminado.
GUARDAR deja el PDF de la factura en tu teléfono.
COMPARTIR la envía: Enviar por mensaje, correo o guardar, o Enviar por el chat.
ENVIARLO TÚ: elige a quién se envía y toca Enviar.
¿Ya te pagaron? Toca PAGADO.

En la app: Ayuda › Trabajo terminado y la factura

Chat, calendario y ajustes#

El resto de la app, en corto.

Cómo se usa

Chat: toca Nuevo chat, elige a la persona y habla o escribe.
Calendario: toca + para un evento nuevo. Di ¿Qué es?, elige el Día y toca Guardar.
Notificaciones: toca una para abrirla. Marcar todo como leído limpia la lista.
Perfil: Idioma, Escala de pantalla (qué tan grande se ve todo), Bandeja de sincronización y Cerrar sesión. Más ajustes tiene el resto.

En la app: Ayuda › Chat, calendario y ajustes

Tu cuenta de cliente#

Cómo va el trabajo en tus sitios: tickets abiertos, próximas visitas, lo que espera por ti y tus facturas.

Cómo se usa

Mi día muestra lo que pasa hoy en tus sitios y lo que está Pendiente de ti.
Trabajo lista tus tickets, proyectos, cotizaciones y activos. El menú de arriba de la lista cambia entre ellos.
Ver próximas visitas: los próximos 90 días, con quién va, y tu plan de mantenimiento.
Documentos guarda los informes, certificados y fotos que la oficina compartió contigo.
Escribir a la oficina para lo que no sea de un solo ticket.

En la app: Ayuda › Tu cuenta de cliente

Pedir servicio#

Dinos qué falla y dónde. Llega directo a despacho.

Cómo se usa

Toca + en Trabajo para pedir servicio: elige el sitio, di qué falla y agrega fotos si ayudan.
En uno de tus activos, Pedir servicio ya pone ese equipo por ti.
¿Sin la app a la mano? Escanea la etiqueta QR del equipo con la cámara de tu teléfono.
Abre el ticket para seguirlo: quién va, cuándo, y los mensajes con la oficina.

En la app: Ayuda › Pedir servicio

Cotizaciones y órdenes de cambio#

Antes de hacer un trabajo con precio, te llega una cotización para aprobar. Si el trabajo cambia, una orden de cambio pone precio a la diferencia.

Cómo se usa

La cotización llega por correo con un enlace para aprobarla, y sale en Trabajo, Cotizaciones y en Mi día.
Ábrela, revisa las líneas y el total, y luego Aprobar o Rechazar.
Una orden de cambio sale arriba en su ticket. Apruébala o recházala igual.
En un proyecto, la pestaña Factura muestra la cotización, tu aprobación y las facturas juntas.

En la app: Ayuda › Cotizaciones y órdenes de cambio

Firmar el trabajo terminado#

Cuando el equipo termina, se te pide firmar que quedó arreglado. Si no, dilo.

Cómo se usa

El trabajo terminado que espera por ti está en Trabajo, Cola, y en Mi día.
Abre el ticket y revisa lo que se hizo: notas, fotos, piezas.
Firmar si quedó arreglado. También te puede llegar por correo, con un enlace para firmar.
No está arreglado, al lado, se lo regresa a la oficina con tu motivo.

En la app: Ayuda › Firmar el trabajo terminado

Tus facturas y pagos#

Todas las facturas que te mandamos, lo que todavía debes, y pagar en línea si la empresa lo ofrece.

Cómo se usa

En Mi día, Todas tus facturas lista primero lo que debes y luego todo lo enviado, también lo pagado.
Abre una para ver sus líneas y el PDF. Tu estado de cuenta también está ahí en PDF.
Pagar ahora paga con tarjeta o banco en una página segura de Stripe. El correo de la factura trae el mismo enlace.
Las facturas pagadas se quedan en la lista.

En la app: Ayuda › Tus facturas y pagos

En el campo#

Tickets#

Todos los tickets de servicio en una lista. Los técnicos empiezan con los suyos; despacho y más arriba ven todos.

Cómo se usa

Abre Trabajo. El menú de arriba a la izquierda cambia la lista: Tickets, Proyectos, Cotizaciones, Activos y más, según tu rol.
Escribe en Buscar tickets… para ir acotando.
Filtrar acota por quién (Míos), estado, Vencidos y orden. El número indica cuántos filtros hay puestos.
Cada tarjeta muestra el número, estado, título, cliente y dirección, prioridad y qué tan atrasado va. Rojo es vencido.
Toca + para un ticket nuevo. Toca un ticket para abrirlo.

En la app: Ayuda › Tickets

Un ticket#

Un ticket abre en Detalles: qué puedes hacer, para quién es, qué pasa y cuándo. Las pestañas tienen el resto.

Cómo se usa

Primero van los botones rápidos: Nuevo viaje, Asignar, Agregar foto, Agregar pieza, Chat y Mapa, según tu rol. En el teléfono los demás están en Más; en tableta o computadora se ven todos los que caben.
QUIÉN Y DÓNDE: el cliente, el sitio y la dirección (tócala para indicaciones), y el contacto con llamar, mensaje y correo.
CUÁL ES EL PROBLEMA: la descripción, el tipo de trabajo y las horas estimadas, más la OC, el tope y el contrato si tu rol los ve.
CUÁNDO: la fecha límite, la hora programada y el reloj del SLA. Luego FIRMA DEL CLIENTE y quién está asignado.
Las pestañas: Detalles, Actividad, Viajes, Piezas, Documentos, Factura y Recorrido. En el teléfono las últimas están en Más. Solo ves las que tiene tu rol.
El menú de tres puntos de arriba a la derecha tiene las demás acciones del ticket, como Notificaciones de este ticket.

En la app: Ayuda › Un ticket

Hacer el trabajo#

Un viaje es una visita. Lo llevas con unos pocos botones, y tu tiempo sale de esos toques. No hay que marcar entrada ni salida.

Cómo se usa

En el ticket, toca Nuevo viaje › Iniciar un viaje (o Programar para después). Un viaje que te dio despacho ya te espera en el ticket.
Toca INICIAR VIAJE al salir, Llegar al llegar e INICIAR TRABAJO al empezar. ¿Ya estás ahí? Ve directo a INICIAR TRABAJO.
¿Terminaste? Toca COMPLETAR. Según el trabajo, pide la firma del cliente y las piezas que usaste, y luego tus notas y fotos.
¿No puedes terminar? Toca Incompleto y di por qué. El motivo va a la Actividad del ticket para la oficina.
¿Paras un rato o lo pasas a otra persona? SUSPENDER y TRANSFERIR están en el viaje.

En la app: Ayuda › Hacer el trabajo

Viajes#

Quién va en camino, está en sitio, trabajando o terminó, con tiempos de viaje y de trabajo. Para despacho y más arriba.

Cómo se usa

El menú de arriba cambia la lista, empezando por Todos los viajes.
Buscar encuentra viajes por técnico, ticket o sitio. Filtrar acota la lista.
Toca un viaje para ver al técnico, el ticket y los tiempos.

En la app: Ayuda › Viajes

Fotos y recibos#

Las fotos, archivos y recibos de un ticket están en su pestaña Documentos.

Cómo se usa

Toca Agregar foto en el ticket (o Agregar archivo en Documentos) y luego Cámara o Galería.
Para un recibo, elige Recibo: tómale una foto y va a la factura cuando las cuentas cuadren.
Si el ticket es de un equipo, pregunta ¿Para qué pieza es? Elige una, u omítelo y déjalo en el ticket.
Mientras se lee, el recibo dice Leyendo el recibo. Si algo no cuadra, dice que el recibo necesita una revisión; toca Revisar.
Documentos también tiene Agregar enlace, para planos o manuales guardados en otro lado, y Eliminados recientemente para recuperar un archivo.

En la app: Ayuda › Fotos y recibos

Piezas en un ticket#

Anota las piezas que usaste en el trabajo, de tu camioneta o compradas en el camino.

Cómo se usa

Toca Agregar pieza en el ticket, o Usar una pieza en la pestaña Piezas.
Elige de dónde salió (tu camioneta, una caja de herramientas, el taller), luego la pieza y cuántas.
¿La compraste en el mostrador? Elige Compré esta pieza: se carga al trabajo y no sale nada del inventario.
Toca Agregar al ticket. Aparece en la pestaña Piezas y se descuenta de ese lugar.

En la app: Ayuda › Piezas en un ticket

Formularios e inspecciones#

Listas que armó tu empresa: la inspección de un trabajo, un chequeo de seguridad antes de un paso, la revisión diaria de la camioneta.

Cómo se usa

Los formularios de un ticket están en FORMULARIOS, en su pestaña Detalles. Toca Llenar.
Algunos salen solos antes de INICIAR VIAJE, INICIAR TRABAJO o la firma. Uno obligatorio hay que llenarlo primero.
Contesta cada pregunta: Bien o Problema, Sí o No, N/A, un número, una foto. Un problema pregunta ¿Qué pasa? y puede llevar foto.
Al final, Revisa tus respuestas. Toca cualquiera para cambiarla y luego Enviar.
Cambia entre Una pregunta a la vez y Todo en una página cuando quieras.

En la app: Ayuda › Formularios e inspecciones

Chat#

Mensajes con tu equipo: uno a uno, grupos y una conversación por ticket. Millie también está aquí.

Cómo se usa

Toca una conversación para abrirla. Buscar canales y personas… encuentra una, y + abre una nueva si tu rol lo permite.
Escribe y envía, o mantén el micrófono para un mensaje de voz. El + junto a la caja agrega fotos, archivos y más.
En la conversación de un ticket, elige Solo personal o Visible para el cliente antes de enviar. Un aviso dice cuándo el cliente está dentro.
Mantén presionado un mensaje para guardarlo, Reenviar o fijarlo. Guardados, arriba en la lista, tiene los mensajes que guardaste.

En la app: Ayuda › Chat

Calendario#

Tickets, viajes, eventos y tiempo libre en un solo calendario, por mes, semana o día.

Cómo se usa

El menú de arriba a la izquierda cambia entre Mes, Semana y Día. Hoy te regresa; desliza o usa las flechas para moverte.
Toca + (o un día vacío) para un Nuevo evento en esa fecha: reunión, recordatorio, fecha límite, evento personal, tiempo libre y más.
Toca un evento para verlo o cambiarlo. Toca un ticket para abrirlo.
El menú de tres puntos tiene Ir a la fecha, Compartir calendario, Importar y exportar y Colores de eventos…

En la app: Ayuda › Calendario

Tiempo libre#

Pide un día libre, mira en qué va y revisa tu saldo.

Cómo se usa

En el Calendario, toca +, elige PTO como tipo y pon los días. O abre tu Hoja de horas y toca Solicitar tiempo libre.
Va a un gerente y dice PENDIENTE hasta que lo apruebe. Te llega un aviso en los dos casos.
Tu Hoja de horas muestra tu saldo de tiempo libre y las solicitudes que siguen esperando.

En la app: Ayuda › Tiempo libre

De guardia#

Cada semana una persona atiende las emergencias y las llamadas fuera de horario; el cambio es el lunes a las 8.

Cómo se usa

Toca la línea De guardia arriba del Calendario para abrirla: esta semana, las próximas semanas y la rotación.
¿No puedes cubrir tu semana? Toca Cambiar mi semana, elige Quién la cubre y, si quieres, toma una de sus semanas a cambio.
Toca Pedir el cambio. Despacho aprueba los cambios; hasta entonces la semana sigue igual.

En la app: Ayuda › De guardia

Calendarios externos, importar y exportar#

Muestra tu calendario de Outlook o Google en el Calendario, trae un calendario viejo para quedarte, o saca el tuyo como archivo.

Cómo se usa

Perfil › Calendarios externos › Agregar un calendario: pega el enlace privado de Outlook, Google o Apple. Es una vista en vivo de solo lectura, que se actualiza más o menos cada 15 minutos.
Cómo conseguir el enlace tiene los pasos para cada app de calendario.
¿Dejas Outlook o Google? En el Calendario, menú de tres puntos › Importar y exportar: Importar un calendario copia los eventos de un archivo guardado a tu propio calendario.
Exportar mi calendario, en la misma página, descarga un archivo .ics para Outlook, Google o Apple Calendar.

En la app: Ayuda › Calendarios externos, importar y exportar

Hoja de horas#

Tu semana de trabajo, armada con tus viajes. No hay que marcar entrada ni salida.

Cómo se usa

Perfil › Hoja de horas. Muévete con Semana anterior y Semana siguiente.
Cada día muestra tus viajes por ticket, con tiempo de viaje y de trabajo. ¿Una hora está mal? Toca el viaje para corregir sus horas.
Tiempo que no fue en un viaje, como ir por piezas o trabajo en el taller: Agregar registro de tiempo, o usa el temporizador mientras lo haces.
Revisa la semana y luego Enviar la semana.

En la app: Ayuda › Hoja de horas

Mapa#

Tus sitios en un mapa, con colores según lo que pasa, y una lista de lo que necesita atención.

Cómo se usa

Toca un pin para Crear ticket, Abrir perfil del sitio o Cómo llegar.
La lista junto al mapa agrupa lo que te necesita: vencidos, por programar, tickets, proyectos. Toca uno para ir a él.
Filtrar mapa acota lo que se ve; Buscar sitios… encuentra uno por nombre.
Mi ubicación te centra en el mapa. Mantén presionado el mapa para poner tu propio marcador.

En la app: Ayuda › Mapa

Archivos#

Las carpetas compartidas de la empresa: una por cliente, una del equipo y la tuya.

Cómo se usa

Toca una carpeta para abrirla. Recientes, arriba, tiene los últimos archivos que abriste.
Buscar en esta carpeta… encuentra archivos y carpetas por nombre.
Toca + para una carpeta nueva o subir algo. Va a la carpeta en la que estás.
Toca un archivo para verlo, compartirlo o descargarlo.

En la app: Ayuda › Archivos

Diagrama de cableado#

Un equipo y todo lo que tiene conectado, de izquierda a derecha: cada hilo en su color, llegando a la terminal con nombre de la tarjeta a la que va.

Cómo se usa

Abre el equipo: desde un ticket, toca el equipo debajo del título; o tócalo en el Recorrido.
Toca Diagrama de cableado. El equipo va primero a la izquierda y la tarjeta a la que está conectado, a su derecha.
Toca un hilo o el nombre del cable para ver el cable: tipo, largo y qué hilo llega a qué terminal.
Toca otro equipo para ponerlo primero. Toca el primero para abrir su página.
Filtro elige qué va en color. Los equipos sin marcar se quedan en el dibujo, en gris.
Ajustar muestra todo el dibujo; PDF crea un plano de 11 x 17 con cuadro de rótulo.

En la app: Ayuda › Diagrama de cableado

Terminar con un formulario#

Al terminar una visita escribes una nota, llenas el formulario de finalización de la empresa o eliges, según como lo haya puesto la oficina. Algunos clientes y sitios tienen sus propios formularios además.

Cómo se usa

Toca Completar en el viaje (Simple: TERMINAR).
Si te pregunta, elige Escribir una nota o Llenar el formulario. Se recuerda lo que elegiste.
Llena cada formulario. La línea de arriba dice en cuál vas, como "Formulario 2 de 3 · Acme Corp · formulario del cliente".
Firmas una vez. Tu firma va en cada línea del técnico de todos los formularios, y la del cliente en cada línea del cliente y en el cierre.
Envía el último formulario y la visita termina.

En la app: Ayuda › Terminar con un formulario

Oficina#

Crear formularios#

Arma tus propias listas e inspecciones, y di en qué van y cuándo se piden.

Cómo se usa

Configuración › Formularios, luego Nuevo formulario: copia uno hecho y cámbialo, o empieza en blanco.
Agregar una pregunta y elige de qué tipo. Di qué respuesta es un problema y qué pasa entonces: Hacer un ticket, Avisar a la oficina, o las dos.
Marca Pregunta de seguridad para que siempre se haga sola. Activa Hay que llenarlo primero, Pueden saltarlo diciendo por qué y Permitir el botón de todo bien según haga falta.
Usarlo en algún lugar: ¿En qué va? (todo trabajo, un tipo de trabajo, toda camioneta) y ¿Cuándo se pide? (antes de manejar, antes de trabajar, antes de la firma).
Ve la Vista previa y luego Publicar. Resultados muestra cada copia llenada.

En la app: Ayuda › Crear formularios

Proyectos#

Un proyecto reúne todo un trabajo: sus tickets, horas, piezas, cotización y facturas. Un trabajo rápido de una visita y una instalación grande por fases son proyectos.

Cómo se usa

En Trabajo, elige Proyectos en el menú de arriba de la lista. Toca + para Nuevo proyecto, o Empezar un trabajo para uno rápido.
Empezar un trabajo te pregunta quién, dónde y qué, y abre en Tickets, Inventario y Factura.
Panel muestra las horas contra el plan, los objetivos, los tickets y lo que falta por facturar.
Objetivos son las tareas. Los tickets son las visitas; sus horas y piezas se suman al proyecto.
La pestaña Factura va en orden: cotización, aprobación del cliente, factura.
Cuando el trabajo esté listo, Enviar a revisión. Aprobar y firmar lo cierra; Devolver se lo regresa al equipo.

En la app: Ayuda › Proyectos

Cotizaciones#

Una cotización es el precio que mandas antes del trabajo. Cubre las horas y piezas que lleva; un cargo por visita, un mínimo o un recargo va en su propia línea.

Cómo se usa

En un proyecto, abre la pestaña Factura y toca Nueva cotización. Para una cotización suelta, ve a Trabajo, Cotizaciones y toca +.
Agrega las piezas y la mano de obra. Agregar cargo pone un cargo por visita, un mínimo o una de tus tarifas guardadas.
Enviar cotización se la manda al cliente por correo con un enlace para aprobarla. También puede aprobarla en la app.
Te llega una notificación cuando la aprueba o la rechaza. Al aprobarla se fija el presupuesto del proyecto.
¿La rechazó? Cambia la cotización y vuelve a enviarla.

En la app: Ayuda › Cotizaciones

Facturas#

Todas las facturas en una lista, de tickets y de proyectos, con lo pagado y lo que todavía se debe.

Cómo se usa

En Trabajo, elige Facturas en el menú de arriba de la lista. Filtrar acota la lista.
En un proyecto, pestaña Factura, Crear factura: Desde la cotización aprobada, Factura de avance, Desde los costos reales o En blanco.
Un borrador lo puedes cambiar: toca una línea para editarla, agrega piezas, mano de obra o un cargo, y pon la fecha de vencimiento y el impuesto.
Enviar factura le manda el PDF al cliente. Con los pagos en línea activos, el correo lleva un enlace para pagar.
Marcar como pagada cuando llega un cheque o efectivo. Anular factura cancela una equivocada; luego haz una nueva.

En la app: Ayuda › Facturas

Órdenes de cambio#

Cuando el trabajo cambia después de aprobar la cotización, una orden de cambio pone precio a la diferencia y la hace aprobar antes de cobrarla.

Cómo se usa

En el ticket donde ocurrió el cambio: menú de tres puntos, Crear orden de cambio. Escribe qué cambió.
Ponle precio: agrega las piezas, mano de obra y cargos que suma o quita.
El cliente la aprueba o la rechaza en la app. Despacho y los roles de arriba también pueden decidir por él.
Las que esperan salen arriba en el ticket y en Trabajo, menú de tres puntos, Aprobaciones.
Los cambios aprobados salen en la pestaña Factura del proyecto. Desde el contrato acordado cobra la cotización más los cambios.

En la app: Ayuda › Órdenes de cambio

Aprobaciones#

Lo que espera tu decisión, en una lista: horas para la nómina, permisos, órdenes de cambio, cambios de guardia y lecturas de placas.

Cómo se usa

Trabajo, menú de tres puntos, Aprobaciones.
Cada sección solo sale si tu rol puede decidirla.
Aprobar o Rechazar en cada tarjeta. Hace lo mismo que decidir desde la pantalla del elemento.

En la app: Ayuda › Aprobaciones

Activos#

El equipo que atiendes: camiones, remolques, motores, paneles, cámaras. Cada uno guarda sus tickets, piezas, dinero y archivos.

Cómo se usa

En Trabajo, elige Activos en el menú de arriba de la lista. Busca por número, VIN, serie o nombre, o escanea una etiqueta.
Toca + para agregar uno. Los tipos de activo vienen de tu Catálogo, con sus piezas ya puestas.
Abre un activo para ver sus tickets, piezas, personas, dinero y archivos.
Crear ticket en un activo empieza un ticket ya ligado a él.
Imprimir etiqueta hace una etiqueta QR; al escanearla se abre el activo.

En la app: Ayuda › Activos

Etiquetas QR y solicitudes entrantes#

Cada activo puede llevar una etiqueta QR impresa. Tu gente la escanea para abrir el activo; si lo activas, cualquiera puede escanearla para reportar un problema.

Cómo se usa

Abre el activo y toca Imprimir etiqueta: impresora de etiquetas (2 × 1 pulg.) u hoja carta de 30.
El personal la escanea con la cámara del teléfono o el escáner de la app y se abre el activo.
Para que cualquiera reporte un problema: Configuración, Reglas y valores predeterminados, Trabajo, Que cualquiera reporte un problema al escanear una etiqueta.
Los reportes llegan a Trabajo, menú de tres puntos, Solicitudes entrantes, y se avisa a despacho.
Abre uno y crea un ticket con él (ya relleno, con las fotos) o descártalo.

En la app: Ayuda › Etiquetas QR y solicitudes entrantes

Mantenimiento preventivo#

Las inspecciones y mantenimientos que se repiten se vuelven tickets solos. El ticket de mantenimiento lista todos los equipos del sitio para no saltarse ninguno.

Cómo se usa

Configura lo que se repite en Configuración, Tipos de evento: inspecciones, mantenimientos y plazos de cumplimiento.
Los contratos pueden incluir mantenimientos; el cliente ve su plan en sus próximas visitas.
Tickets de mantenimiento automáticos y con cuántos días de anticipación: Configuración, Reglas y valores predeterminados, Agenda.
En un ticket de mantenimiento, la pestaña Inspección lista los equipos del sitio según el recorrido, por ubicación.
Cada equipo lleva Aprobado, Falla u Omitir, con notas y fotos.

En la app: Ayuda › Mantenimiento preventivo

Empresas vinculadas: En mis sitios y Solicitudes#

Para una empresa dueña de sitios con proveedores vinculados. Ves el trabajo que hacen los proveedores en tus sitios y les mandas solicitudes.

Cómo se usa

En Trabajo, elige En mis sitios en el menú de arriba de la lista: todos los tickets y proyectos en tus sitios, tuyos y de tus proveedores.
Toca uno para leerlo. Es solo lectura: el proveedor maneja su propio trabajo.
Perfil, Solicitudes: Enviadas es lo que le pediste a un proveedor; Bandeja de entrada es lo que te pidió una empresa vinculada.
Cuando un proveedor acepta una solicitud, se vuelve un ticket o proyecto de su lado.

En la app: Ayuda › Empresas vinculadas: En mis sitios y Solicitudes

Facturas de proveedores#

Lo que te cobran tus proveedores, para saber qué vence y cuándo.

Cómo se usa

Trabajo, menú de tres puntos, Facturas de proveedores. Primero las abiertas, por vencimiento; las vencidas en rojo.
Toca + para agregar una factura, o toca una para verla o cambiarla.

En la app: Ayuda › Facturas de proveedores

Personas#

Tu equipo y los contactos de tus clientes en una lista con búsqueda. El personal muestra su rol; los contactos de clientes dicen Contacto.

Cómo se usa

En Directorio, elige Personas en el menú de arriba de la lista. Busca por nombre, rol o correo.
Toca a una persona para ver sus datos, con llamar, mensaje y correo.
Los administradores agregan y manejan al personal en Configuración, Equipo: invitar, editar, cambiar el rol, desactivar.
Los códigos de invitación del equipo dejan que la gente se registre sola en un rol por tiempo limitado.
Quien se unió con el código de tu empresa espera en Equipo hasta que un administrador lo apruebe.

En la app: Ayuda › Personas

Clientes#

Tus clientes. Un cliente guarda sus sitios, contactos, tickets, proyectos, contratos y sus propias tarifas.

Cómo se usa

En Directorio, elige Clientes en el menú de arriba de la lista. Toca + para agregar uno; la dirección llena la ciudad, el estado y el código postal.
Toca un cliente para abrirlo: Detalles, Sitios, Personas, Tickets, Proyectos, Notas y Credenciales.
Invitar, junto al cliente, le manda un código para crear su propia cuenta de Tech Ops.
Tarifas para este cliente y Exento de impuestos están en el cliente, en Precios.

En la app: Ayuda › Clientes

Sitios#

Cada lugar donde trabajas: la dirección y el pin del mapa, sus contactos, tickets, proyectos, credenciales exigidas y recorrido.

Cómo se usa

En Directorio, elige Sitios en el menú de arriba de la lista. Toca + para agregar uno; al buscar la dirección se pone el pin.
Toca un sitio: Detalles, Personal, Tickets, Proyectos, Notas, Credenciales, Ajustes y Recorrido.
Las credenciales de un sitio son las certificaciones que debe tener quien trabaje ahí.
Impuesto de este sitio reemplaza el de tu empresa en sus facturas nuevas.

En la app: Ayuda › Sitios

Proveedores#

Empresas que trabajan para ti o te venden: subcontratistas, empresas de servicio vinculadas y proveedores de piezas.

Cómo se usa

En Directorio, elige Proveedores en el menú de arriba de la lista.
Toca uno para ver sus datos y contactos. Toca + para agregar uno.

En la app: Ayuda › Proveedores

Credenciales#

Capacitaciones, certificaciones y licencias de tu gente, con su vencimiento, y qué sitios o clientes las exigen.

Cómo se usa

Los administradores arman la lista en Configuración, Credenciales: nombre, quién la emite y cuánto dura.
Cada credencial muestra cuántas personas la tienen y qué sitios y clientes la exigen.
Cada quien agrega las suyas en Perfil, Mis credenciales: foto de la tarjeta y fecha de vencimiento.
Las credenciales de una persona también salen en su página del Directorio.

En la app: Ayuda › Credenciales

Inventario#

Piezas y herramientas, contadas por lugar: tu camioneta, el almacén, una caja de obra. Cada cambio queda en un registro con quién lo hizo.

Cómo se usa

Inventario abre en Resumen: lo que está pedido, lo que está bajo en cada lugar y lo bajo en toda la empresa.
Mis ubicaciones es el stock que tienes tú. Todas las ubicaciones son todos los lugares, para despacho y arriba.
Toca una pieza en un lugar: Usar en un ticket, Agregar, Mover a otro lugar, o Pedir que te manden.
Entrada o salida de existencias hace varias piezas a la vez: elige Agregar o Quitar, por qué, las piezas, y luego revisa y confirma.
Reponer en Resumen vuelve a llenar una camioneta desde el almacén.

En la app: Ayuda › Inventario

Catálogo#

La lista de tu empresa de todo lo que tienes en stock o atiendes, desde un tornillo hasta un camión entero. Un artículo puede estar hecho de otros.

Cómo se usa

En Inventario, elige Catálogo en el menú de arriba de la lista. Busca, filtra o toca Pedir junto a una pieza baja.
Toca + para agregar un artículo: ponle nombre y Categoría. La categoría agrega las preguntas que tocan, como el VIN de un vehículo.
Escena lista de qué está hecho. Agregar dentro pone piezas debajo; una pieza compartida cambia en todos lados donde se usa.
Identificar guarda SKU, código de barras, marca y modelo. Stock y precio activa Controlar stock, con costo, precio al cliente y punto de reorden.
Sistema lista sus entradas y salidas, como entrada de corriente y salida de relé, para el cableado.

En la app: Ayuda › Catálogo

Pedidos y recepción#

Órdenes de compra a tus proveedores, recibir lo que llega y devolver piezas.

Cómo se usa

En Inventario, elige Pedidos en el menú de arriba de la lista. Pestañas: Pedidos, Sugeridos, Devoluciones, Proveedores.
Nuevo pedido empieza una orden de compra. Desde existencias bajas la llena con lo que está bajo su punto de reorden.
Sugeridos lista lo que hay que pedir ya, por proveedor.
Cuando llega una entrega, Recibir en la orden, o Escanear una entrega en Resumen. Lo recibido entra al stock.
Devoluciones regresa piezas a un proveedor, con el número de RMA.

En la app: Ayuda › Pedidos y recepción

Recorrido#

El plano de un sitio: edificios, pisos, cuartos y cada equipo en ellos, sobre el plano. Los mantenimientos y la vista 3D salen de aquí.

Cómo se usa

Recorrido lista tus sitios. Busca y toca uno para abrirlo.
Los edificios y pisos van uno dentro del otro; los cuartos y equipos van en un piso.
Toca un equipo para ver sus datos, fotos e historial.

En la app: Ayuda › Recorrido

Espacio de trabajo del recorrido y Modo 3D#

El editor del sitio: un árbol, el plano y un panel de detalles. Lo dibujas una vez y cada ticket y mantenimiento del sitio lo usa.

Cómo se usa

INICIO: buscar, capas, filtros de estado y zoom.
INSERTAR: agrega un edificio, piso, cuarto o equipo, o ponlo desde la galería.
IMPORTAR: trae una hoja de cálculo de equipos o sube un plano.
Toca un equipo o marcador para ver sus detalles: ubicación, puertos y cableado, fotos.
El Modo 3D vuelve el plano un edificio que se puede recorrer. Abrir el modo 3D en un navegador en una computadora.

En la app: Ayuda › Espacio de trabajo del recorrido y Modo 3D

Informes#

Tus números con tus datos reales: trabajo hecho, el equipo, inventario, ganancia por trabajo y quién te debe.

Cómo se usa

Elige un informe en el menú de arriba: Panel, Resumen, Tickets, Equipo, Inventario, Ganancia por trabajo, Cuentas por cobrar, Indicadores.
Filtrar elige el rango de fechas.
Cuentas por cobrar lista lo que debe cada cliente, lo más viejo primero; abre un cliente para su estado de cuenta en PDF.
Ganancia por trabajo muestra lo que cobró cada trabajo contra lo que costó.

En la app: Ayuda › Informes

Contratos y SLA#

Contratos de servicio, a quién cubren, cuándo se renuevan y los tiempos de respuesta que prometiste.

Cómo se usa

Trabajo, menú de tres puntos, Contratos. Elige una vista en el menú de arriba: Biblioteca, Asignados, Renovaciones o SLA.
Biblioteca guarda tus plantillas de contrato. Toca + para agregar una.
Asignados es qué cliente o sitio tiene qué contrato.
Renovaciones muestra lo que termina en los próximos 90 días: renuévalo o déjalo terminar.
Las políticas de SLA fijan los tiempos de respuesta y de arreglo. Trabajo, menú de tres puntos, Políticas de SLA las abre directo.

En la app: Ayuda › Contratos y SLA

Más#

Perfil#

Tus ajustes y herramientas, por grupos: tu trabajo, notificaciones, apariencia, diseño e idioma, cuenta y privacidad, y ayuda.

Cómo se usa

Buscar ajustes…, arriba, encuentra cualquier ajuste por nombre.
Tu trabajo: Hoja de horas, Mis credenciales (capacitaciones y certificados, con fecha de vencimiento), Equipo asignado, Calendarios externos y Bandeja de sincronización.
Notificaciones, Apariencia, y Diseño e idioma: qué tan fuerte, cómo se ve, tus pestañas y tu idioma (mira Apariencia y diseño).
Cuenta y privacidad: Mi firma, Formas de iniciar sesión, Sesiones, Descargar mis datos, Servicios de ubicación e Indicaciones con.
Ayuda: Millie, Centro de ayuda, Recorrido de bienvenida, Contactar soporte y Enviar comentarios. Cerrar sesión está hasta abajo.

En la app: Ayuda › Perfil

Apariencia y diseño#

Haz que la app se vea y se acomode como te guste en este equipo.

Cómo se usa

Perfil › Tema: elige un Estilo (Auto, Tech Ops, Material o iOS), un Brillo (Claro, Oscuro o Como mi teléfono) y una paleta.
Color de resalte pone el color de botones y enlaces.
Escala de pantalla hace todo más grande o más chico. Controles grandes y sencillos da botones e íconos más grandes, filas más altas y un solo botón grande de Crear en cada lista.
Ajustes de pestañas: esconde pestañas, elige qué va en la Barra inferior y su Tamaño de la barra (Pequeña, Mediana, Grande), y dónde abre la app.
Dos paneles en un teléfono ancho: en un teléfono plegable abierto o una tableta chica en vertical, la lista y lo que abriste quedan lado a lado. Apagado deja una sola columna.
Idioma cambia la app entre English, Español y Français.

En la app: Ayuda › Apariencia y diseño

Millie#

Tu asistente. Pregunta sobre tu trabajo, pide ayuda para resolver una falla o muéstrale una foto.

Cómo se usa

Abre Chat; Millie está arriba de la lista. En un ticket también es una pestaña.
Escribe una pregunta y envíala. Lo sencillo, como tu horario o un ticket por número, se contesta en el mismo teléfono.
Toca el clip para adjuntar una foto.
Pide en palabras normales un recordatorio o un evento: recuérdame mañana a las 8 llamar al mostrador de piezas.

En la app: Ayuda › Millie

Administración#

Configuración#

La configuración de la empresa en una lista con búsqueda. Los cambios aplican a todos en tu empresa.

Cómo se usa

Escribe en el buscador de arriba para encontrar un ajuste por lo que hace.
Personas: Equipo, códigos de invitación, Roles, Seguridad (inicio de sesión en dos pasos) y Credenciales.
Configuración del trabajo: numeración y firma de tickets, Tipos de evento, Formularios y Listas de revisión. Clientes y pagos: Portal de clientes, Pagos, Cotizaciones y facturación.
Tiempo y nómina, Contratos y SLA, luego Reglas y valores predeterminados: las reglas de cada pestaña, Notificaciones y Mi día por rol.
Empresa: datos, marca, sucursales. Plan y facturación: puestos y almacenamiento. Datos e integraciones: importar, exportar, registro de actividad, QuickBooks y más.

En la app: Ayuda › Configuración

Tarifas y cargos#

Lo que cobras por hora, por visita y por milla, y los cargos que pones seguido.

Cómo se usa

Configuración, Cotizaciones y facturación, Tarifas: mano de obra por hora en horario Normal, Fuera de horario, Fin de semana, Feriado y Emergencia.
Cada fila también tiene el cargo por visita, el mínimo por visita y a cuánto se redondea cada visita.
El viaje por milla es opcional; déjalo en No se cobra si no lo cobras.
Cargos predefinidos, como un recargo de combustible: un monto fijo o un porcentaje de mano de obra y piezas. Agregar a cada factura lo pone en todas.
Nombrar quién hizo el trabajo pone el nombre de cada persona en las líneas de mano de obra; viene apagado.

En la app: Ayuda › Tarifas y cargos

Pagos en línea#

Deja que los clientes paguen tus facturas con tarjeta o cuenta bancaria. El dinero va directo a tu propia cuenta de Stripe.

Cómo se usa

Configuración, Pagos, Conectar Stripe. Stripe te pide los datos de tu negocio y tu banco en su propio sitio.
Activa Dejar que los clientes paguen facturas en línea.
Así los correos de factura llevan un enlace para pagar en línea, y los clientes ven Pagar ahora en sus facturas.
Un pago marca la factura como pagada solo.

En la app: Ayuda › Pagos en línea

Portal de clientes#

Qué se les envía por correo a tus clientes, qué ven en la app y qué se les pide hacer.

Cómo se usa

Configuración, Portal de clientes.
Los correos de trabajo a clientes existen para cada evento y empiezan apagados. Activa los que quieras.
El enlace para aprobar en los correos de cotización y la firma por enlace de correo empiezan activos.
Puedes poner una opción distinta para un cliente.

En la app: Ayuda › Portal de clientes

Notificaciones por rol#

Cómo empiezan las notificaciones de cada rol y cuáles no pueden cambiar.

Cómo se usa

Configuración, Reglas y valores predeterminados, Notificaciones.
Para cada rol y tipo de notificación, elige Activo, Silencio o Apagado. Silencio va a la lista sin alerta en el teléfono.
Bloquea una fila para dejar ese rol exactamente en ese nivel. No lo puede cambiar y sus propios silencios no se aplican.

En la app: Ayuda › Notificaciones por rol

Integraciones#

Conecta Tech Ops con el resto de tu negocio: contabilidad, correo, mensajes de texto y tus propios sistemas.

Cómo se usa

Configuración, Datos e integraciones, Integraciones y API.
QuickBooks: manda facturas y pagos a QuickBooks Online.
Correo a ticket: los correos a tu buzón de entrada llegan a Trabajo, menú de tres puntos, Solicitudes entrantes.
Mensajes a clientes: avisos del trabajo por mensaje de texto, apagados hasta que los actives.
Webhooks: manda eventos a tu propio sistema en cuanto pasan.

En la app: Ayuda › Integraciones

Roles#

Un rol es un conjunto de interruptores con nombre: lo que la gente ve y lo que puede hacer. Los roles incluidos son plantillas bloqueadas; copia uno para hacer el tuyo.

Cómo se usa

Configuración, Roles. Incluidos: Admin, Portfolio Manager, Dispatcher, Tech y Client. Los tuyos están en Tus roles.
Abre un rol para ver sus interruptores. En uno incluido, Hacer una copia empieza el tuyo a partir de él. Nuevo rol empieza de cero.
Un rol también fija el diseño: Sencillo o Completo, qué pestañas salen y qué pestañas tiene una página de detalle.
Asigna un rol desde la página de la persona en Configuración, Equipo.

En la app: Ayuda › Roles

Puestos, almacenamiento y facturación#

Pagas por puestos, no por personas. Cada quien ocupa un puesto normal o con IA, mensual o anual. El almacenamiento viene con los puestos.

Cómo se usa

Configuración, Plan y facturación, Puestos: cada puesto, quién lo ocupa y cuándo se renueva.
Toca un puesto para poner a alguien, vaciarlo o pasarlo a anual al final del mes.
Comprar puestos, agregar IA y pasar a anual cambian tu factura, así que se hacen en tu página de cuenta en el sitio web.
Almacenamiento muestra cuánto usan tus fotos y archivos. Cada puesto pagado trae 10 GB; Añadir almacenamiento agrega 100 GB.

En la app: Ayuda › Puestos, almacenamiento y facturación

Tiempo y nómina#

Las horas salen de tickets, proyectos y viajes, más otro tiempo que la gente agrega. Las apruebas y las mandas a la nómina como archivo.

Cómo se usa

Configuración, Tiempo y nómina.
Tipos y lugares de tiempo: tus propios tipos para Agregar registro de tiempo, como taller, capacitación u oficina.
Nómina: pendiente de aprobación guarda las semanas enviadas; apruébalas aquí o en Trabajo, menú de tres puntos, Aprobaciones.
Nómina: lista para exportar: elige las fechas y tu sistema de nómina, luego Descargar CSV o Copiar CSV.
Marca la corrida como exportada para que las mismas horas no salgan dos veces. Nómina: registros de sincronización guarda cada corrida.

En la app: Ayuda › Tiempo y nómina

Formularios de finalización#

Elige cómo termina el trabajo tu equipo: un párrafo, un formulario o que ellos elijan. Los clientes y sitios pueden tener sus propios formularios; se suman y nunca se reemplazan.

Cómo se usa

Ajustes de admin › Tickets › Cómo se termina el trabajo: elige Escribir un párrafo, Llenar un formulario o El técnico elige, para tickets y para proyectos.
Formulario de finalización: elige un formulario publicado o el informe de finalización listo para usar (trabajo, causa, piezas, seguimiento, fotos, firma del técnico y del cliente).
Para un cliente: abre el cliente › Ajustes › Formularios de finalización › Agregar.
Para un sitio: abre el sitio › Ajustes › Formularios de finalización › Agregar.
Cada formulario llenado queda en el ticket o proyecto, se imprime en el informe de trabajo con sus firmas y sus respuestas van en las notas.

En la app: Ayuda › Formularios de finalización