Aide Tech Ops

Les bases#

Premiers pas#

Une seule application pour tout le travail : le ticket, le trajet, le travail, les photos et la paperasse. Voici le tour rapide.

Mode d’emploi

Connectez-vous avec le courriel et le mot de passe fournis par votre entreprise. Nouveau? Voyez Rejoindre une entreprise.
Les onglets sont en bas sur un cellulaire, et à gauche sur une tablette ou un ordinateur. Ceux qui ne rentrent pas sont dans Plus.
Ma journée est votre accueil : ce qui est prévu aujourd'hui, ce qui est en retard et ce qui vous attend. Travail contient vos tickets.
Profil contient vos réglages : notifications, apparence, langue, connexion et aide.
Touchez ? sur un écran (F1 sur un ordinateur) et l'aide s'ouvre sur la page que vous regardez.

Dans l’app : Aide › Premiers pas

Se connecter#

Comment entrer, rester connecté et revenir quand votre session prend fin.

Mode d’emploi

Entrez votre courriel (ou identifiant) et votre mot de passe, puis touchez CONNEXION. Sur votre propre cellulaire, cochez Rester connecté.
Oublié? Touchez Mot de passe oublié?, prenez le code reçu par courriel et choisissez un nouveau mot de passe. L'application l'inscrit pour vous dans la connexion.
Sur un cellulaire, activez l'empreinte ou le visage, ou un NIP rapide, dans Profil › Modes de connexion, et plus besoin de taper la prochaine fois.
Si votre session prend fin pendant que vous travaillez, la fenêtre Reconnectez-vous s'ouvre par-dessus la page. Entrez votre mot de passe et continuez. Rien n'est perdu à l'écran.
Le compte de quelqu'un d'autre est ouvert sur cet appareil? Touchez Ce n'est pas vous? Se déconnecter.

Dans l’app : Aide › Se connecter

Rejoindre une entreprise#

Votre entreprise vous donne un code. Un code d'invitation vous fait entrer tout de suite. Un code d'entreprise envoie une demande que quelqu'un là-bas approuve.

Mode d’emploi

À l'écran de connexion, touchez Créer un compte, puis UTILISER UN CODE.
Tapez le code, ou touchez Scanner le QR code d'invitation. Les codes d'invitation ressemblent à INV-XF5W9P.
Entrez votre nom, votre courriel et un mot de passe, puis le code que nous vous envoyons par courriel.
Avec un code d'invitation, vous êtes dedans. Avec un code d'entreprise, vous voyez Demande envoyée, et nous vous écrivons quand quelqu'un l'approuve.

Dans l’app : Aide › Rejoindre une entreprise

Ma journée#

Votre accueil : ce qui est prévu aujourd'hui, ce qui est en retard et ce qui vous attend, selon votre rôle.

Mode d’emploi

Les chiffres du haut sont ceux du jour (pour un technicien : Prochaine visite, Échéance aujourd'hui, En retard). Touchez-en un pour ouvrir la liste.
En dessous, chaque section s'ouvre d'un toucher : Rappels, En retard, Mon véhicule, Programme d'aujourd'hui et plus. Une section vide dit Rien pour le moment.
Touchez une ligne pour ouvrir ce ticket, ce déplacement ou ce message. Tout afficher ouvre la liste complète, déjà filtrée.
Organiser les sections, en bas, les met dans votre ordre ou cache celles que vous n'utilisez pas.
Glissez vers le bas pour actualiser.

Dans l’app : Aide › Ma journée

Notifications#

La cloche regroupe ce qui vous attend : nouveau travail, messages, signatures, alertes SLA. Vous choisissez le volume de chaque type.

Mode d’emploi

Touchez la cloche pour ouvrir la liste. Le chiffre indique combien sont non lues. Touchez-en une pour y aller.
Le double crochet en haut marque tout comme lu. Effacer les lues, dans le menu à trois points, retire celles que vous avez lues.
Profil › Paramètres des notifications : réglez chaque groupe à Activé (liste et alerte sur le cellulaire), Silencieux (liste seulement) ou Désactivé.
Pour faire taire un ticket, utilisez son menu à trois points › Notifications pour ce ticket (pareil pour un projet). Pour un site, un client ou une personne, touchez la cloche sur sa page.

Dans l’app : Aide › Notifications

Travailler sans réseau#

Pas de réseau? Continuez. Les étapes du déplacement, notes, photos, reçus, pièces, formulaires et signatures sont gardés sur le cellulaire et envoyés au retour du réseau.

Mode d’emploi

Une bannière s'affiche quand vous êtes hors ligne ou Serveur injoignable, avec le nombre de modifications en attente.
Ce qui est gardé sur le cellulaire le dit, par exemple Enregistré hors ligne — sera synchronisé une fois connecté.
Profil › Boîte de synchronisation montre ce qui attend, ce qui est passé et ce qui n'a pas pu être enregistré. De là : Synchroniser ou Tout réessayer, ou en supprimer une.
Vous déconnecter avec des modifications en attente vous demande d'abord : Synchroniser, Les garder et se déconnecter, ou Supprimer et se déconnecter.

Dans l’app : Aide › Travailler sans réseau

Vos tickets#

Vos travaux dans une liste. Créez-en un, ouvrez-le, et au travail.

Mode d’emploi

L'application s'ouvre sur Tickets. Touchez un ticket pour l'ouvrir.
Pour en créer un, touchez Nouveau ticket en bas.
Où : touchez Lieu et choisissez-le.
Quoi et qui : le Véhicule et la Personne.
Ce qui ne va pas : touchez Parler et dites-le, ou tapez-le. Puis touchez Créer le ticket.
Camions et personnes, à côté de Nouveau ticket, contient vos camions et les gens pour qui vous travaillez.

Dans l’app : Aide › Vos tickets

Faire le travail#

Un seul écran pour tout le travail. Les gros boutons du bas sont la prochaine étape.

Mode d’emploi

Vous partez? Touchez PARTIR. En arrivant, touchez ARRIVÉ. Déjà sur place? Touchez COMMENCER.
Pendant le travail, l'écran indique Au travail depuis et l'heure. PAUSE arrête votre temps; REPRENDRE le relance.
Travail fini? Touchez C'EST FAIT.
Dites ce que vous avez fait : touchez Parler, ou tapez-le. Puis Prendre une photo, Photo d'un reçu, et Ajouter une pièce si vous en avez utilisé une.
Touchez CLÔTURER. Si le travail demande une signature, le conducteur signe, ou touchez Utiliser ma signature.

Dans l’app : Aide › Faire le travail

Travail terminé et facture#

Quand le travail est fini, le rapport avec vos photos est la facture. Envoyez-la du même écran.

Mode d’emploi

Après CLÔTURER, le ticket indique Travail terminé.
GARDER enregistre le PDF de la facture sur votre cellulaire.
PARTAGER l'envoie : Envoyer par SMS, courriel ou enregistrer, ou Envoyer dans le clavardage.
L'ENVOYER TOI-MÊME : choisissez à qui l'envoyer, puis touchez Envoyer.
Vous avez été payé? Touchez PAYÉ.

Dans l’app : Aide › Travail terminé et facture

Clavardage, calendrier et réglages#

Le reste de l'application, en bref.

Mode d’emploi

Clavardage : touchez Nouvelle conversation, choisissez la personne, puis parlez ou tapez.
Calendrier : touchez + pour un nouvel événement. Dites C'est quoi?, choisissez le Jour et touchez Enregistrer.
Notifications : touchez-en une pour l'ouvrir. Tout marquer comme lu vide la liste.
Profil : Langue, Échelle d'affichage (la taille de tout), Boîte de synchronisation et Se déconnecter. Plus de réglages contient le reste.

Dans l’app : Aide › Clavardage, calendrier et réglages

Votre compte client#

Où en est le travail sur vos sites : tickets ouverts, prochaines visites, ce qui vous attend et vos factures.

Mode d’emploi

Ma journée montre ce qui se passe aujourd'hui sur vos sites et ce qui est En attente de vous.
Travail liste vos tickets, projets, soumissions et équipements. Le menu en haut de la liste passe de l'un à l'autre.
Voir les prochaines visites : les 90 prochains jours, avec qui vient, et votre plan d'entretien.
Documents contient les rapports, certificats et photos que le bureau a partagés avec vous.
Écrire au bureau pour tout ce qui ne concerne pas un seul ticket.

Dans l’app : Aide › Votre compte client

Demander une intervention#

Dites-nous ce qui ne va pas et où. Ça va directement à la répartition.

Mode d’emploi

Touchez + dans Travail pour demander une intervention : choisissez le site, dites ce qui ne va pas, ajoutez des photos si ça aide.
Sur un de vos équipements, Demander une intervention indique cet équipement pour vous.
Pas l'appli sous la main? Scannez l'étiquette QR de l'équipement avec l'appareil photo de votre cellulaire.
Ouvrez le ticket pour le suivre : qui vient, quand, et les messages avec le bureau.

Dans l’app : Aide › Demander une intervention

Soumissions et ordres de modification#

Avant un travail chiffré, vous recevez une soumission à approuver. Si le travail change, un ordre de modification chiffre la différence.

Mode d’emploi

La soumission arrive par courriel avec un lien pour l'approuver, et s'affiche dans Travail, Soumissions et dans Ma journée.
Ouvrez-la, vérifiez les lignes et le total, puis Approuver ou Refuser.
Un ordre de modification s'affiche en haut de son ticket. Approuvez-le ou refusez-le de la même façon.
Dans un projet, l'onglet Facture montre la soumission, votre accord et les factures ensemble.

Dans l’app : Aide › Soumissions et ordres de modification

Approuver le travail terminé#

Quand l'équipe termine, on vous demande d'approuver que c'est réparé. Sinon, dites-le.

Mode d’emploi

Le travail terminé qui vous attend est dans Travail, File d'attente, et dans Ma journée.
Ouvrez le ticket et regardez ce qui a été fait : notes, photos, pièces.
Approuver si c'est réparé. Ça peut aussi arriver par courriel, avec un lien pour signer.
Pas réparé, juste à côté, le renvoie au bureau avec votre raison.

Dans l’app : Aide › Approuver le travail terminé

Vos factures et paiements#

Toutes les factures qu'on vous a envoyées, ce qui reste dû, et le paiement en ligne si l'entreprise l'offre.

Mode d’emploi

Dans Ma journée, Toutes vos factures liste d'abord ce que vous devez, puis tout ce qui a été envoyé, payé compris.
Ouvrez-en une pour ses lignes et le PDF. Votre relevé est aussi là en PDF.
Payer maintenant paie par carte ou par compte bancaire sur une page Stripe sécurisée. Le courriel de la facture a le même lien.
Les factures payées restent dans la liste.

Dans l’app : Aide › Vos factures et paiements

Sur le terrain#

Tickets#

Tous les tickets de service dans une liste. Les techniciens commencent par les leurs; la répartition et plus voient tout.

Mode d’emploi

Ouvrez Travail. Le menu en haut à gauche change la liste : Tickets, Projets, Soumissions, Équipements et plus, selon votre rôle.
Tapez dans Rechercher des tickets… pour réduire la liste au fur et à mesure.
Filtrer réduit par personne (Les miens), statut, En retard et tri. Le chiffre indique combien de filtres sont actifs.
Chaque carte montre le numéro, le statut, le titre, le client et l'adresse, la priorité et le retard. Le rouge veut dire en retard.
Touchez + pour un nouveau ticket. Touchez un ticket pour l'ouvrir.

Dans l’app : Aide › Tickets

Un ticket#

Un ticket s'ouvre sur Détails : ce que vous pouvez faire, pour qui c'est, le problème et quand. Les onglets contiennent le reste.

Mode d’emploi

Les boutons rapides viennent d'abord : Nouveau déplacement, Assigner, Ajouter une photo, Ajouter une pièce, Clavardage et Carte, selon votre rôle. Sur un cellulaire, les autres sont dans Plus; sur une tablette ou un ordinateur, tous ceux qui entrent s'affichent.
QUI ET OÙ : le client, le site et l'adresse (touchez-la pour l'itinéraire), et le contact avec appel, texto et courriel.
QUEL EST LE PROBLÈME : la description, le type de travail et les heures prévues, plus le bon de commande, le plafond et le contrat si votre rôle les voit.
QUAND : l'échéance, l'heure prévue et le chrono du SLA. Puis SIGNATURE DU CLIENT et qui est assigné.
Les onglets : Détails, Activité, Déplacements, Pièces, Documents, Facture et Visite. Sur un cellulaire, les derniers sont dans Plus. Vous ne voyez que ceux de votre rôle.
Le menu à trois points en haut à droite contient les autres actions du ticket, comme Notifications pour ce ticket.

Dans l’app : Aide › Un ticket

Faire le travail#

Un déplacement, c'est une visite. Vous le menez avec quelques boutons, et votre temps vient de ces touchers. Pas de pointage à l'entrée ni à la sortie.

Mode d’emploi

Dans le ticket, touchez Nouveau déplacement › Commencer un déplacement (ou Planifier pour plus tard). Un déplacement que la répartition vous a donné vous attend dans le ticket.
Touchez DÉBUT DU TRAJET en partant, Arrivée en arrivant et DÉBUT DU TRAVAIL en commençant. Déjà sur place? Allez directement à DÉBUT DU TRAVAIL.
Travail fini? Touchez TERMINER. Selon le travail, on vous demande la signature du client et les pièces utilisées, puis vos notes et photos.
Impossible de finir? Touchez Incomplet et dites pourquoi. La raison va dans l'Activité du ticket pour le bureau.
Une pause, ou vous le passez à quelqu'un? SUSPENDRE et TRANSFÉRER sont sur le déplacement.

Dans l’app : Aide › Faire le travail

Déplacements#

Qui est en route, sur site, au travail ou terminé, avec les temps de trajet et de travail. Pour la répartition et plus.

Mode d’emploi

Le menu du haut change la liste, à partir de Tous les déplacements.
La recherche trouve les déplacements par technicien, ticket ou site. Filtrer réduit la liste.
Touchez un déplacement pour voir le technicien, le ticket et les heures.

Dans l’app : Aide › Déplacements

Photos et reçus#

Les photos, fichiers et reçus d'un ticket sont dans son onglet Documents.

Mode d’emploi

Touchez Ajouter une photo dans le ticket (ou Ajouter un fichier dans Documents), puis Appareil photo ou Galerie.
Pour un reçu, choisissez Reçu : prenez-le en photo, il va sur la facture quand les montants concordent.
Si le ticket porte sur un équipement, on vous demande Pour quelle pièce? Choisissez-en une, ou passez et gardez-le sur le ticket.
Pendant la lecture, le reçu indique Lecture du reçu. Si quelque chose ne concorde pas, il indique que le reçu doit être vérifié; touchez Vérifier.
Documents offre aussi Ajouter un lien, pour des plans ou manuels gardés ailleurs, et Supprimés récemment pour récupérer un fichier.

Dans l’app : Aide › Photos et reçus

Pièces sur un ticket#

Inscrivez les pièces utilisées sur le travail, prises dans votre véhicule ou achetées en route.

Mode d’emploi

Touchez Ajouter une pièce dans le ticket, ou Utiliser une pièce dans l'onglet Pièces.
Choisissez d'où elle vient (votre véhicule, un coffre à outils, l'atelier), puis la pièce et la quantité.
Achetée au comptoir? Choisissez J'ai acheté cette pièce : elle est facturée au travail et rien ne sort du stock.
Touchez Ajouter au ticket. Elle s'affiche dans l'onglet Pièces et est déduite de cet endroit.

Dans l’app : Aide › Pièces sur un ticket

Formulaires et inspections#

Des listes créées par votre entreprise : l'inspection d'un travail, une vérification de sécurité avant une étape, la vérification quotidienne du véhicule.

Mode d’emploi

Les formulaires d'un ticket sont sous FORMULAIRES, dans son onglet Détails. Touchez Remplir.
Certains s'ouvrent d'eux-mêmes avant DÉBUT DU TRAJET, DÉBUT DU TRAVAIL ou la signature. Un formulaire obligatoire doit être rempli d'abord.
Répondez à chaque question : Bon ou Problème, Oui ou Non, N/A, un nombre, une photo. Un problème demande Qu'est-ce qui ne va pas? et peut prendre une photo.
À la fin, vérifiez vos réponses. Touchez une réponse pour la changer, puis Envoyer.
Passez de Une question à la fois à Tout sur une page quand vous voulez.

Dans l’app : Aide › Formulaires et inspections

Clavardage#

Les messages avec votre équipe : en tête-à-tête, en groupe et une conversation par ticket. Millie est là aussi.

Mode d’emploi

Touchez une conversation pour l'ouvrir. Rechercher des canaux et des personnes… en trouve une, et + en lance une nouvelle si votre rôle le permet.
Tapez et envoyez, ou gardez le micro enfoncé pour un message vocal. Le + à côté de la boîte ajoute photos, fichiers et plus.
Dans la conversation d'un ticket, choisissez Personnel seulement ou Visible par le client avant d'envoyer. Une bannière indique quand le client y est.
Appuyez longuement sur un message pour l'enregistrer, le Transférer ou l'épingler. Enregistrés, en haut de la liste, contient les messages gardés.

Dans l’app : Aide › Clavardage

Calendrier#

Tickets, déplacements, événements et congés dans un seul calendrier, par mois, semaine ou jour.

Mode d’emploi

Le menu en haut à gauche passe de Mois à Semaine et Jour. Aujourd'hui vous ramène; glissez ou utilisez les flèches pour vous déplacer.
Touchez + (ou un jour vide) pour un Nouvel événement à cette date : réunion, rappel, échéance, événement personnel, congé et plus.
Touchez un événement pour le voir ou le modifier. Touchez un ticket pour l'ouvrir.
Le menu à trois points contient Aller à la date, Partager le calendrier, Importer et exporter et Couleurs des événements…

Dans l’app : Aide › Calendrier

Congés#

Demandez un congé, suivez où il en est et voyez votre solde.

Mode d’emploi

Dans le Calendrier, touchez +, choisissez PTO comme type et indiquez les jours. Ou ouvrez votre Feuille de temps et touchez Demander un congé.
La demande va à un responsable et affiche EN ATTENTE jusqu'à son approbation. Vous recevez un avis dans les deux cas.
Votre Feuille de temps montre votre solde de congés et les demandes encore en attente.

Dans l’app : Aide › Congés

Garde#

Chaque semaine, une personne prend les urgences et les appels hors heures; le changement se fait le lundi à 8 h.

Mode d’emploi

Touchez la ligne de garde en haut du Calendrier pour l'ouvrir : cette semaine, les prochaines semaines et la rotation.
Vous ne pouvez pas faire votre semaine? Touchez Échanger ma semaine, choisissez Qui la prend et, si vous voulez, prenez une de leurs semaines en échange.
Touchez Demander l'échange. La répartition approuve les échanges; d'ici là, la semaine reste inchangée.

Dans l’app : Aide › Garde

Calendriers externes, importer et exporter#

Affichez votre calendrier Outlook ou Google dans le Calendrier, transférez un ancien calendrier pour de bon, ou sortez le vôtre en fichier.

Mode d’emploi

Profil › Calendriers externes › Ajouter un calendrier : collez le lien privé d'Outlook, Google ou Apple. C'est une vue en direct en lecture seule, actualisée environ toutes les 15 minutes.
Comment obtenir le lien donne les étapes pour chaque application de calendrier.
Vous quittez Outlook ou Google? Dans le Calendrier, menu à trois points › Importer et exporter : Importer un calendrier copie les événements d'un fichier enregistré dans votre propre calendrier.
Exporter mon agenda, sur la même page, télécharge un fichier .ics pour Outlook, Google ou Apple Calendar.

Dans l’app : Aide › Calendriers externes, importer et exporter

Feuille de temps#

Votre semaine de travail, bâtie à partir de vos déplacements. Rien à poinçonner.

Mode d’emploi

Profil › Feuille de temps. Passez d'une semaine à l'autre avec Semaine précédente et Semaine suivante.
Chaque jour liste vos déplacements par ticket, avec le temps de trajet et de travail. Une heure erronée? Touchez le déplacement pour corriger ses heures.
Du temps hors déplacement, comme aller chercher des pièces ou du travail à l'atelier : Ajouter une entrée de temps, ou utilisez la minuterie pendant que vous le faites.
Vérifiez la semaine, puis Envoyer la semaine.

Dans l’app : Aide › Feuille de temps

Carte#

Vos sites sur une carte, colorés selon ce qui s'y passe, avec la liste de ce qui demande votre attention.

Mode d’emploi

Touchez une épingle pour Créer un ticket, Ouvrir le profil du site ou Itinéraire.
La liste à côté de la carte regroupe ce qui vous attend : en retard, à planifier, tickets, projets. Touchez un élément pour y aller.
Filtrer la carte réduit ce qui s'affiche; Rechercher des sites… en trouve un par son nom.
Ma position vous centre sur la carte. Appuyez longuement sur la carte pour placer votre propre repère.

Dans l’app : Aide › Carte

Fichiers#

Les dossiers partagés de l'entreprise : un par client, un pour l'équipe et le vôtre.

Mode d’emploi

Touchez un dossier pour l'ouvrir. Récents, en haut, contient les derniers fichiers ouverts.
Rechercher dans ce dossier… trouve fichiers et dossiers par nom.
Touchez + pour un nouveau dossier ou un téléversement. Il va dans le dossier où vous êtes.
Touchez un fichier pour le voir, le partager ou le télécharger.

Dans l’app : Aide › Fichiers

Schéma de câblage#

Un appareil et tout ce qui y est branché, de gauche à droite : chaque fil dans sa couleur, jusqu'à la borne nommée de la carte où il arrive.

Mode d’emploi

Ouvrez l'appareil : depuis un ticket, touchez l'appareil sous le titre; ou touchez-le dans la Visite.
Touchez Schéma de câblage. L'appareil est à gauche, la carte où il est branché à sa droite.
Touchez un fil ou le nom du câble pour le câble : type, longueur, et quel fil arrive sur quelle borne.
Touchez un autre appareil pour le mettre en premier. Touchez le premier pour ouvrir sa page.
Filtre choisit ce qui est en couleur. Les appareils décochés restent sur le schéma, en gris.
Ajuster montre tout le schéma; PDF crée un dessin 11 x 17 avec un cartouche.

Dans l’app : Aide › Schéma de câblage

Terminer avec un formulaire#

Quand vous terminez une visite, vous écrivez une note, remplissez le formulaire de fin des travaux de l'entreprise ou choisissez, selon le réglage du bureau. Certains clients et sites ont aussi leurs propres formulaires.

Mode d’emploi

Touchez Terminer sur le déplacement (Simple : TERMINER).
Si on vous le demande, choisissez Écrire une note ou Remplir le formulaire. Votre choix est retenu.
Remplissez chaque formulaire. La ligne du haut indique où vous en êtes, par exemple « Formulaire 2 de 3 · Acme Corp · formulaire du client ».
Vous signez une seule fois. Votre signature va sur chaque ligne du technicien de tous les formulaires, et celle du client sur chaque ligne du client et sur l'approbation.
Envoyez le dernier formulaire et la visite se termine.

Dans l’app : Aide › Terminer avec un formulaire

Bureau#

Créer des formulaires#

Créez vos propres listes et inspections, et dites sur quoi elles portent et quand elles sont demandées.

Mode d’emploi

Administration › Formulaires, puis Nouveau formulaire : copiez un modèle prêt et modifiez-le, ou partez de zéro.
Ajouter une question et choisissez le type. Dites quelle réponse est un problème et ce qui se passe alors : Créer un ticket, Prévenir le bureau, ou les deux.
Cochez Question de sécurité pour qu'elle soit toujours posée seule. Activez Doit être rempli d'abord, On peut le sauter en disant pourquoi et Autoriser le bouton tout est bon au besoin.
L'utiliser quelque part : Sur quoi va-t-il? (chaque travail, un type de travail, chaque véhicule) et Quand est-il demandé? (avant de rouler, avant le travail, avant la signature).
Regardez l'Aperçu, puis Publier. Résultats montre chaque copie remplie.

Dans l’app : Aide › Créer des formulaires

Projets#

Un projet regroupe tout un travail : ses tickets, ses heures, ses pièces, sa soumission et ses factures. Un petit travail d'une visite comme une grosse installation par phases sont des projets.

Mode d’emploi

Dans Travail, choisissez Projets dans le menu en haut de la liste. Touchez + pour Nouveau projet, ou Démarrer un travail pour un travail rapide.
Démarrer un travail demande qui, où et quoi, puis s'ouvre sur Tickets, Inventaire et Facture.
Tableau de bord montre les heures par rapport au plan, les objectifs, les tickets et ce qui reste à facturer.
Les objectifs sont les tâches. Les tickets sont les visites; leurs heures et leurs pièces s'additionnent dans le projet.
L'onglet Facture suit l'ordre : soumission, accord du client, facture.
Quand le travail est fini, Soumettre pour révision. Approuver et signer le ferme; Renvoyer le retourne à l'équipe.

Dans l’app : Aide › Projets

Soumissions#

Une soumission, c'est le prix que vous envoyez avant le travail. Elle couvre les heures et les pièces qu'elle contient; des frais de déplacement, un minimum ou un supplément vont sur leur propre ligne.

Mode d’emploi

Dans un projet, ouvrez l'onglet Facture et touchez Nouvelle soumission. Pour une soumission seule, allez dans Travail, Soumissions, puis +.
Ajoutez les pièces et la main-d'œuvre. Ajouter des frais met des frais de déplacement, un minimum ou un de vos frais enregistrés.
Envoyer la soumission l'envoie au client par courriel avec un lien pour l'approuver. Il peut aussi l'approuver dans l'appli.
Vous recevez une notification quand il l'approuve ou la refuse. L'approbation fixe le budget du projet.
Refusée? Modifiez la soumission et renvoyez-la.

Dans l’app : Aide › Soumissions

Factures#

Toutes les factures dans une liste, des tickets comme des projets, avec ce qui est payé et ce qui reste dû.

Mode d’emploi

Dans Travail, choisissez Factures dans le menu en haut de la liste. Filtrer réduit la liste.
Dans un projet, onglet Facture, Créer la facture : À partir de la soumission approuvée, Facture d'avancement, À partir des coûts réels ou Vierge.
Un brouillon se modifie : touchez une ligne pour la changer, ajoutez des pièces, de la main-d'œuvre ou des frais, fixez l'échéance et la taxe.
Envoyer la facture envoie le PDF au client par courriel. Avec le paiement en ligne activé, le courriel contient un lien pour payer.
Marquer payée quand un chèque ou de l'argent comptant arrive. Annuler la facture annule une facture erronée; faites-en une nouvelle ensuite.

Dans l’app : Aide › Factures

Ordres de modification#

Quand le travail change après l'approbation de la soumission, un ordre de modification chiffre la différence et la fait approuver avant de la facturer.

Mode d’emploi

Dans le ticket où le changement a eu lieu : menu à trois points, Créer un ordre de modification. Écrivez ce qui a changé.
Chiffrez-le : ajoutez les pièces, la main-d'œuvre et les frais qu'il ajoute ou retire.
Le client l'approuve ou le refuse dans l'appli. La répartition et les rôles au-dessus peuvent aussi décider à sa place.
Ceux en attente s'affichent en haut du ticket et dans Travail, menu à trois points, Approbations.
Les changements approuvés s'affichent dans l'onglet Facture du projet. À partir du contrat convenu facture la soumission plus les changements.

Dans l’app : Aide › Ordres de modification

Approbations#

Ce qui attend votre décision, dans une liste : heures pour la paie, congés, ordres de modification, échanges de garde et lectures de plaques signalétiques.

Mode d’emploi

Travail, menu à trois points, Approbations.
Chaque section ne s'affiche que si votre rôle peut en décider.
Approuver ou Refuser sur chaque carte. C'est pareil que décider depuis l'écran de l'élément.

Dans l’app : Aide › Approbations

Équipements#

L'équipement que vous entretenez : camions, remorques, moteurs, panneaux, caméras. Chacun garde ses tickets, ses pièces, son argent et ses fichiers.

Mode d’emploi

Dans Travail, choisissez Équipements dans le menu en haut de la liste. Cherchez par numéro, NIV, numéro de série ou nom, ou scannez une étiquette.
Touchez + pour en ajouter un. Les types d'équipement viennent de votre Catalogue, avec leurs pièces déjà en place.
Ouvrez un équipement pour ses tickets, pièces, personnes, argent et fichiers.
Créer un ticket sur un équipement ouvre un ticket déjà lié à lui.
Imprimer l'étiquette fait une étiquette QR; la scanner ouvre l'équipement.

Dans l’app : Aide › Équipements

Étiquettes QR et demandes entrantes#

Chaque équipement peut avoir une étiquette QR imprimée. Votre équipe la scanne pour ouvrir l'équipement; si vous l'activez, n'importe qui peut la scanner pour signaler un problème.

Mode d’emploi

Ouvrez l'équipement et touchez Imprimer l'étiquette : imprimante d'étiquettes (2 × 1 po) ou feuille format lettre de 30.
Le personnel la scanne avec l'appareil photo du cellulaire ou le lecteur de l'appli et l'équipement s'ouvre.
Pour que n'importe qui signale un problème : Administration, Règles et valeurs par défaut, Travail, Permettre à tous de signaler un problème en scannant une étiquette.
Les signalements arrivent dans Travail, menu à trois points, Demandes entrantes, et la répartition est avisée.
Ouvrez-en un et créez un ticket (déjà rempli, photos comprises) ou écartez-le.

Dans l’app : Aide › Étiquettes QR et demandes entrantes

Entretien préventif#

Les inspections et entretiens récurrents deviennent des tickets tout seuls. Le ticket d'entretien liste chaque équipement du site pour qu'aucun ne soit oublié.

Mode d’emploi

Réglez ce qui revient dans Administration, Types d'événement : inspections, entretiens et échéances de conformité.
Les contrats peuvent inclure des entretiens; le client voit son plan dans ses prochaines visites.
Tickets d'entretien automatiques et combien de jours d'avance : Administration, Règles et valeurs par défaut, Horaire.
Dans un ticket d'entretien, l'onglet Inspection liste les équipements du site tirés de la visite, par emplacement.
Chaque équipement reçoit Conforme, Non conforme ou Ignorer, avec notes et photos.

Dans l’app : Aide › Entretien préventif

Entreprises liées : Sur mes sites et Demandes#

Pour une entreprise propriétaire de sites avec des fournisseurs liés. Vous voyez le travail des fournisseurs sur vos sites et vous leur envoyez des demandes.

Mode d’emploi

Dans Travail, choisissez Sur mes sites dans le menu en haut de la liste : tous les tickets et projets sur vos sites, les vôtres et ceux de vos fournisseurs.
Touchez-en un pour le lire. C'est en lecture seule : le fournisseur gère son propre travail.
Profil, Demandes : Envoyées, c'est ce que vous avez demandé à un fournisseur; Boîte de réception, c'est ce qu'une entreprise liée vous a demandé.
Quand un fournisseur accepte une demande, elle devient un ticket ou un projet de son côté.

Dans l’app : Aide › Entreprises liées : Sur mes sites et Demandes

Factures fournisseurs#

Ce que vos fournisseurs vous facturent, pour savoir ce qui est dû et quand.

Mode d’emploi

Travail, menu à trois points, Factures fournisseurs. Les factures ouvertes d'abord, par échéance; celles en retard sont en rouge.
Touchez + pour ajouter une facture, ou touchez-en une pour la voir ou la modifier.

Dans l’app : Aide › Factures fournisseurs

Personnes#

Votre équipe et les contacts de vos clients dans une liste à recherche. Le personnel affiche son rôle; les contacts des clients indiquent Contact.

Mode d’emploi

Dans Répertoire, choisissez Personnes dans le menu en haut de la liste. Cherchez par nom, rôle ou courriel.
Touchez une personne pour ses coordonnées, avec appeler, texto et courriel.
Les administrateurs ajoutent et gèrent le personnel dans Administration, Équipe : inviter, modifier, changer le rôle, désactiver.
Les codes d'invitation d'équipe laissent les gens s'inscrire eux-mêmes dans un rôle pour un temps limité.
Ceux qui se joignent avec le code de votre entreprise attendent dans Équipe qu'un administrateur les approuve.

Dans l’app : Aide › Personnes

Clients#

Vos clients. Un client garde ses sites, contacts, tickets, projets, contrats et ses propres tarifs.

Mode d’emploi

Dans Répertoire, choisissez Clients dans le menu en haut de la liste. Touchez + pour en ajouter un; l'adresse remplit la ville, la province et le code postal.
Touchez un client pour l'ouvrir : Détails, Sites, Personnes, Tickets, Projets, Notes et Certifications.
Inviter, à côté d'un client, lui envoie un code pour créer son propre compte Tech Ops.
Tarifs pour ce client et Exonéré de taxe sont sur le client, sous Tarification.

Dans l’app : Aide › Clients

Sites#

Chaque endroit où vous travaillez : l'adresse et l'épingle sur la carte, ses contacts, tickets, projets, certifications exigées et visite.

Mode d’emploi

Dans Répertoire, choisissez Sites dans le menu en haut de la liste. Touchez + pour en ajouter un; la recherche d'adresse place l'épingle.
Touchez un site : Détails, Personnel, Tickets, Projets, Notes, Certifications, Paramètres et Visite.
Les certifications d'un site sont celles que toute personne qui y travaille doit détenir.
Taux de taxe de ce site remplace le taux de l'entreprise sur ses nouvelles factures.

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Fournisseurs#

Les entreprises qui travaillent pour vous ou vous vendent : sous-traitants, entreprises de service liées et fournisseurs de pièces.

Mode d’emploi

Dans Répertoire, choisissez Fournisseurs dans le menu en haut de la liste.
Touchez-en un pour ses coordonnées et contacts. Touchez + pour en ajouter un.

Dans l’app : Aide › Fournisseurs

Certifications#

Les formations, certifications et permis de votre équipe, avec leur date d'expiration, et les sites ou clients qui les exigent.

Mode d’emploi

Les administrateurs dressent la liste dans Administration, Certifications : nom, émetteur, durée de validité.
Chaque certification montre combien de personnes la détiennent et quels sites et clients l'exigent.
Chacun ajoute les siennes dans Profil, Mes certifications : photo de la carte et date d'expiration.
Les certifications d'une personne s'affichent aussi sur sa page dans le Répertoire.

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Inventaire#

Pièces et outils, comptés par endroit : votre camion, l'entrepôt, une boîte de chantier. Chaque changement va dans un registre avec qui l'a fait.

Mode d’emploi

Inventaire s'ouvre sur Aperçu : ce qui est en commande, ce qui est bas à chaque endroit et ce qui est bas dans toute l'entreprise.
Mes emplacements, c'est le stock que vous avez. Tous les emplacements, c'est chaque endroit, pour la répartition et plus.
Touchez une pièce dans un endroit : Utiliser sur un ticket, Ajouter, Déplacer ailleurs, ou Demander qu'on vous en envoie.
Entrée ou sortie de stock traite plusieurs pièces d'un coup : choisissez Ajouter ou Retirer, pourquoi, les articles, puis vérifiez et confirmez.
Réappro dans Aperçu remplit un camion à partir de l'entrepôt.

Dans l’app : Aide › Inventaire

Catalogue#

La liste de votre entreprise de tout ce que vous stockez ou entretenez, d'un boulon à un camion entier. Un article peut être fait d'autres articles.

Mode d’emploi

Dans Inventaire, choisissez Catalogue dans le menu en haut de la liste. Cherchez, filtrez, ou touchez Commander à côté d'une pièce basse.
Touchez + pour ajouter un article : donnez-lui un nom et une Catégorie. La catégorie ajoute les questions qui conviennent, comme le NIV d'un véhicule.
Scène liste ce qui le compose. Ajouter dedans place des pièces en dessous; une pièce partagée change partout où elle sert.
Identifier contient UGS, code-barres, marque et modèle. Stock et prix active Suivre le stock, avec coût, prix client et seuil de commande.
Système liste ses entrées et sorties, comme l'alimentation et une sortie relais, pour le câblage.

Dans l’app : Aide › Catalogue

Commandes et réception#

Les bons de commande à vos fournisseurs, la réception de ce qui arrive et le retour de pièces.

Mode d’emploi

Dans Inventaire, choisissez Commandes dans le menu en haut de la liste. Onglets : Commandes, Suggérées, Retours, Fournisseurs.
Nouvelle commande ouvre un bon de commande. Depuis le stock bas le remplit avec ce qui est sous son seuil.
Suggérées liste ce qu'il faut commander maintenant, par fournisseur.
Quand une livraison arrive, Réceptionner sur la commande, ou Scanner une livraison dans Aperçu. Les pièces reçues entrent en stock.
Retours renvoie des pièces à un fournisseur, avec le numéro d'autorisation de retour.

Dans l’app : Aide › Commandes et réception

Visite#

La disposition d'un site : bâtiments, étages, pièces et chaque équipement qui s'y trouve, sur le plan. Les entretiens et la vue 3D en découlent.

Mode d’emploi

Visite liste vos sites. Cherchez, puis touchez-en un pour l'ouvrir.
Les bâtiments et les étages s'imbriquent; les pièces et les équipements sont sur un étage.
Touchez un équipement pour ses détails, photos et historique.

Dans l’app : Aide › Visite

Espace de travail de la visite et mode 3D#

L'éditeur du site : une arborescence, le plan et un panneau de détails. Dessinez-le une fois et chaque ticket et entretien du site s'en sert.

Mode d’emploi

ACCUEIL : recherche, calques, filtres d'état et zoom.
INSÉRER : ajoutez un bâtiment, un étage, une pièce ou un équipement, ou placez-le depuis la galerie.
IMPORTER : importez un tableur d'équipements ou téléversez un plan.
Touchez un équipement ou un repère pour ses détails : emplacement, ports et câblage, photos.
Le mode 3D transforme le plan en bâtiment qu'on peut parcourir. Ouvrir le mode 3D dans un navigateur sur un ordinateur.

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Rapports#

Vos chiffres à partir de vos vraies données : travail fait, l'équipe, l'inventaire, la rentabilité par travail et qui vous doit de l'argent.

Mode d’emploi

Choisissez un rapport dans le menu en haut : Tableau de bord, Aperçu, Tickets, Équipe, Inventaire, Rentabilité par travail, Comptes clients, Indicateurs.
Filtrer choisit la période.
Comptes clients liste ce que chaque client doit, le plus vieux d'abord; ouvrez un client pour son relevé en PDF.
Rentabilité par travail montre ce que chaque travail a facturé par rapport à ce qu'il a coûté.

Dans l’app : Aide › Rapports

Contrats et SLA#

Les contrats de service, qui ils couvrent, quand ils se renouvellent et les délais de réponse promis.

Mode d’emploi

Travail, menu à trois points, Contrats. Choisissez une vue dans le menu en haut : Bibliothèque, Attribués, Renouvellements ou SLA.
Bibliothèque contient vos modèles de contrat. Touchez + pour en ajouter un.
Attribués, c'est quel client ou site a quel contrat.
Renouvellements montre ce qui se termine dans les 90 prochains jours : renouvelez ou laissez-le finir.
Les politiques SLA fixent les délais de réponse et de réparation. Travail, menu à trois points, Politiques SLA les ouvre directement.

Dans l’app : Aide › Contrats et SLA

Plus#

Profil#

Vos réglages et outils, par groupes : votre travail, notifications, apparence, disposition et langue, compte et confidentialité, et aide.

Mode d’emploi

Rechercher dans les paramètres…, en haut, trouve n'importe quel réglage par son nom.
Votre travail : Feuille de temps, Mes certifications (formations et certificats, avec dates d'expiration), Équipement assigné, Calendriers externes et Boîte de synchronisation.
Notifications, Apparence, et Disposition et langue : le volume, l'allure, vos onglets et votre langue (voyez Apparence et disposition).
Compte et confidentialité : Ma signature, Modes de connexion, Sessions, Télécharger mes données, Services de localisation et Itinéraire avec.
Aide : Millie, Centre d'aide, Visite de bienvenue, Contacter le support et Envoyer un commentaire. Se déconnecter est tout en bas.

Dans l’app : Aide › Profil

Apparence et disposition#

Donnez à l'application l'allure et la disposition qui vous conviennent sur cet appareil.

Mode d’emploi

Profil › Thème : choisissez un Style (Auto, Tech Ops, Material ou iOS), une Luminosité (Clair, Sombre ou Comme mon téléphone) et une palette.
Couleur d'accent règle la couleur des boutons et des liens.
Échelle d'affichage grossit ou réduit tout. Commandes grandes et simples donne des boutons et icônes plus gros, des lignes plus hautes et un seul gros bouton Créer sur chaque liste.
Paramètres des onglets : cachez des onglets, choisissez ce qui va dans la Barre du bas et sa Taille de la barre (Petite, Moyenne, Grande), et où l'application s'ouvre.
Deux panneaux sur un cellulaire large : sur un cellulaire pliable ouvert ou une petite tablette tenue à la verticale, la liste et l'élément ouvert sont côte à côte. Désactivé garde une seule colonne.
Langue fait passer l'application entre English, Español et Français.

Dans l’app : Aide › Apparence et disposition

Millie#

Votre assistant. Posez une question sur votre travail, demandez de l'aide pour un dépannage ou montrez-lui une photo.

Mode d’emploi

Ouvrez Clavardage; Millie est en haut de la liste. Dans un ticket, c'est aussi un onglet.
Tapez une question et envoyez. Les demandes simples, comme votre horaire ou un ticket par son numéro, sont répondues directement sur le cellulaire.
Touchez le trombone pour joindre une photo.
Demandez en mots simples un rappel ou un événement : rappelle-moi demain à 8 h d'appeler le comptoir de pièces.

Dans l’app : Aide › Millie

Administration#

La configuration de l'entreprise dans une liste à recherche. Les changements s'appliquent à tout le monde dans votre entreprise.

Mode d’emploi

Tapez dans la recherche en haut pour trouver un réglage selon ce qu'il fait.
Personnes : Équipe, codes d'invitation, Rôles, Sécurité (connexion en deux étapes) et Certifications.
Paramètres du travail : numérotation et signature des tickets, Types d'événement, Formulaires et Listes de vérification. Clients et paiements : Portail client, Paiements, Soumissions et facturation.
Temps et paie, Contrats et SLA, puis Règles et valeurs par défaut : les règles de chaque onglet, Notifications et Ma journée par rôle.
Entreprise : coordonnées, image de marque, succursales. Forfait et facturation : postes et stockage. Données et intégrations : importer, exporter, journal d'activité, QuickBooks et plus.

Dans l’app : Aide › Administration

Tarifs et frais#

Ce que vous facturez à l'heure, par visite et au mille, et les frais que vous ajoutez souvent.

Mode d’emploi

Administration, Soumissions et facturation, Tarifs : main-d'œuvre à l'heure pour le temps Normal, Hors heures, Fin de semaine, Jour férié et Urgence.
Chaque ligne a aussi les frais de déplacement, le minimum par visite et l'arrondi de chaque visite.
Le déplacement au mille est facultatif; laissez Non facturé si vous ne le chargez pas.
Frais enregistrés, comme un supplément carburant : un montant fixe ou un pourcentage de la main-d'œuvre et des pièces. Ajouter à chaque facture le met sur toutes.
Nommer qui a fait le travail met le nom de chaque personne sur les lignes de main-d'œuvre; c'est désactivé par défaut.

Dans l’app : Aide › Tarifs et frais

Paiements en ligne#

Laissez les clients payer vos factures par carte ou par compte bancaire. L'argent va directement dans votre propre compte Stripe.

Mode d’emploi

Administration, Paiements, Connecter Stripe. Stripe demande les renseignements de votre entreprise et de votre banque sur son propre site.
Activez Laisser les clients payer leurs factures en ligne.
Les courriels de facture contiennent alors un lien de paiement, et les clients voient Payer maintenant sur leurs factures.
Un paiement marque la facture payée tout seul.

Dans l’app : Aide › Paiements en ligne

Portail client#

Ce que vos clients reçoivent par courriel, ce qu'ils voient dans l'appli et ce qu'on leur demande.

Mode d’emploi

Administration, Portail client.
Les courriels de travail aux clients existent pour chaque événement et sont désactivés au départ. Activez ceux que vous voulez.
Le lien d'approbation dans les courriels de soumission et la signature par lien courriel sont activés au départ.
Vous pouvez faire un autre choix pour un client en particulier.

Dans l’app : Aide › Portail client

Notifications par rôle#

Le point de départ des notifications de chaque rôle, et celles qu'il ne peut pas changer.

Mode d’emploi

Administration, Règles et valeurs par défaut, Notifications.
Pour chaque rôle et type de notification, choisissez Activé, Silencieux ou Désactivé. Silencieux va dans la liste sans alerte sur le cellulaire.
Verrouillez une ligne pour garder ce rôle exactement à ce niveau. Il ne peut pas le changer et ses propres sourdines ne s'appliquent pas.

Dans l’app : Aide › Notifications par rôle

Intégrations#

Reliez Tech Ops au reste de votre entreprise : comptabilité, courriel, textos et vos propres systèmes.

Mode d’emploi

Administration, Données et intégrations, Intégrations et API.
QuickBooks : envoyez factures et paiements à QuickBooks Online.
Courriel vers ticket : les courriels à votre boîte de réception de demandes arrivent dans Travail, menu à trois points, Demandes entrantes.
Textos aux clients : nouvelles du travail par texto, désactivés jusqu'à ce que vous les activiez.
Webhooks : envoyez les événements à votre propre système dès qu'ils arrivent.

Dans l’app : Aide › Intégrations

Rôles#

Un rôle est un ensemble nommé d'interrupteurs : ce que les gens voient et ce qu'ils peuvent faire. Les rôles intégrés sont des modèles verrouillés; copiez-en un pour faire le vôtre.

Mode d’emploi

Administration, Rôles. Intégrés : Admin, Portfolio Manager, Dispatcher, Tech et Client. Les vôtres sont sous Vos rôles.
Ouvrez un rôle pour voir ses interrupteurs. Sur un rôle intégré, Faire une copie part de lui pour faire le vôtre. Nouveau rôle part de zéro.
Un rôle fixe aussi la mise en page : Simple ou Complet, les onglets affichés et ceux d'une page de détail.
Donnez un rôle à quelqu'un depuis sa page dans Administration, Équipe.

Dans l’app : Aide › Rôles

Postes, stockage et facturation#

Vous payez des postes, pas des personnes. Chacun occupe un poste normal ou avec IA, mensuel ou annuel. Le stockage vient avec les postes.

Mode d’emploi

Administration, Forfait et facturation, Postes : chaque poste, qui l'occupe et quand il se renouvelle.
Touchez un poste pour y mettre quelqu'un, le vider ou le passer à l'annuel à la fin du mois.
Acheter des postes, ajouter l'IA et passer à l'annuel changent votre facture; ça se fait sur votre page de compte sur le site Web.
Stockage montre l'espace pris par vos photos et fichiers. Chaque poste payé inclut 10 Go; Ajouter du stockage ajoute 100 Go.

Dans l’app : Aide › Postes, stockage et facturation

Temps et paie#

Les heures viennent des tickets, des projets et des déplacements, plus le temps que les gens ajoutent. Vous les approuvez et les envoyez à la paie dans un fichier.

Mode d’emploi

Administration, Temps et paie.
Types et lieux de temps : vos propres types pour Ajouter une entrée de temps, comme atelier, formation ou bureau.
Paie : en attente d'approbation garde les semaines envoyées; approuvez-les ici ou dans Travail, menu à trois points, Approbations.
Paie : prête à exporter : choisissez les dates et votre système de paie, puis Télécharger le CSV ou Copier le CSV.
Marquez la paie comme exportée pour que les mêmes heures ne partent pas deux fois. Paie : journaux de synchronisation garde chaque envoi.

Dans l’app : Aide › Temps et paie

Formulaires de fin des travaux#

Choisissez comment votre équipe termine les travaux : un paragraphe, un formulaire ou au choix du technicien. Les clients et les sites peuvent avoir leurs propres formulaires; ils s'additionnent et ne se remplacent jamais.

Mode d’emploi

Paramètres admin › Billets › Comment les travaux sont terminés : choisissez Écrire un paragraphe, Remplir un formulaire ou Le technicien choisit, pour les billets et pour les projets.
Formulaire de fin des travaux : choisissez un formulaire publié ou le rapport de fin des travaux prêt à utiliser (travaux, cause, pièces, suivi, photos, signatures du technicien et du client).
Pour un client : ouvrez le client › Paramètres › Formulaires de fin des travaux › Ajouter.
Pour un site : ouvrez le site › Paramètres › Formulaires de fin des travaux › Ajouter.
Chaque formulaire rempli reste sur le billet ou le projet, s'imprime sur le rapport de travaux avec ses signatures, et ses réponses vont dans les notes.

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